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La date limite de soumission des manifestations d’intérêts initialement fixée au 04 décembre 2019 est reportée au 20 décembre 2019.
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Toutes les autres dispositions de l’Appel restent inchangées.
La Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest (la « CEDEAO ») a reçu un financement de l’Agence Française de Développement (l' « AFD ») et de l’Union Européenne, et a l’intention d’utiliser une partie du montant de celui-ci pour effectuer les paiements au titre du projet « Système Régional Innovant de contrôle des mouches des fruits en Afrique de l’Ouest – SyRIMAO ».
Les Services du Candidat auront pour objet la gestion administrative et financière du projet. Les Services attendus sont détaillés en Annexe 1 du fichier joint.
La CEDEAO invite les Candidats à manifester leur intérêt à fournir les Services décrits ci-dessus.
Cet Appel à Manifestations d'Intérêt s'adresse à des Consultants individuels.
Les critères d’éligibilité à un financement de l’AFD sont spécifiés à l’Article 1.3 des "Directives pour la Passation des Marchés financés par l’AFD dans les États étrangers", disponibles en ligne sur le site internet de l’AFD : http://www.afd.fr.
Les Candidats ne peuvent soumettre qu'une seule candidature en leur nom propre.
Les Candidats intéressés doivent produire les informations démontrant qu’ils sont qualifiés et expérimentés pour réaliser les présents Services. A ce titre, ils justifieront qu’ils possèdent des références de prestations récentes et similaires.
La CEDEAO dressera une liste restreinte de cinq (5) Candidats maximum, présélectionnés sur la base des candidatures reçues, auxquels il adressera la Demande de Propositions pour la réalisation des Services requis.
Les Manifestations d’Intérêt doivent être envoyées par voie électronique à l’adresse suivante : ecowas.dadr.proc@gmail.com avec pour référence : « AMI SyRIMAO EAF », au plus tard le 4 décembre 2019.
Les Candidats intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires à l'adresse électronique mentionnée ci-dessus.
Le dossier de candidature devra contenir obligatoirement les éléments suivants :
- Lettre de manifestation d’intérêt (établit selon le modèle donné en Annexe 2).
- Le formulaire des Compétences clés à mettre à disposition du Projet (établit selon le modèle donné en Annexe 3).
- La Déclaration d’Intégrité signée (modèle en Annexe 4).
- Le certificat d’enregistrement au registre du commerce.
- Ne devra pas dépasser 9 pages tout inclus.
- Sera constitué d’un seul document PDF de moins de 5 Mo.
Tout dossier incomplet, et/ou comprenant plus de pièces que celles demandées, et/ou ne respectant pas les points B et/ou C, et/ou arrivant après la date fixée sera automatiquement rejeté.
Mission et profil
Présentation de la mission
La coordination du projet se fera depuis Lomé (Togo). La cellule de coordination du projet (CC) sera composée de 4 personnes : le/la Coordonnateur (trice) et l’Expert(e) Administration et Finances seront basés au sein de l’Agence Régionale pour l’Agriculture et l’Alimentation (ARAA) qui est l’agence de mise en œuvre de projets de la CEDEAO. Les expert(e)s techniques (SVA et RAD) seront basé(e)s auprès de la Direction pour l’Agriculture et du Développement Rural à Abuja (Nigéria).
Le/la EAF aura pour mission de gérer tous les aspects administratifs concernant le lancement et la négociation des marchés de prestations et d’achats du projet. Il/elle sera garant du respect des procédures et des reporting administratifs et financiers.
Le/la EAF sera en charge notamment de :
- Assurer la gestion administrative et financière du projet :
- Participer à la conception/amélioration des outils de gestion, dont le manuel de projet et l’outil comptable à destination des Comités Nationaux.
- Assurer en autonomie la gestion du compte bancaire projet et de la caisse projet.
- Préparer les paiements : saisir les dépenses dans le suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents.
- Consolider les suivis financiers (consolidation de 17 fichiers comptables différents au minimum), suivre la consommation budgétaire et assurer la conformité des engagements.
- Assurer le reporting financier et comptable interne et externe.
- Participer à la définition des prévisions financières.
- Faire les clôtures annuelles financières et comptables du projet.
- Établir et maintenir à jour la liste des immobilisations du projet.
- Assurer / superviser l’archivage des pièces comptables et administratives du projet.
- Organiser la vie du bureau projet : gestion des stocks et acquisition des équipements et fournitures du bureau projet, etc.
- Organiser et assister les missions d’audit du projet.
- Assurer la vérification et la conformité des dépenses des subventions octroyées aux Comités Nationaux.
- Assurer le suivi contractuel des subventions aux 15 Comités Nationaux.
- Assister les 15 Comités Nationaux dans leurs demandes de versement.
- Assurer le suivi budgétaires des 15 Comités Nationaux.
- Participer à la passation et au suivi des marchés :
- Élaborer et suivre le plan de passation des marchés.
- Élaborer la partie administrative des dossiers d'appel d'offre (la partie technique sera élaborée par le/la coordinateur (trice) et/ou les expert(e)s techniques).
- Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure.
- Participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés.
- Préparer les procès-verbaux des différents comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun.
- Établir les contrats entre le projet et les prestataires ou experts sélectionnés.
- Suivre l’exécution contractuelle des contrats signés.
- Participer à l’organisation logistique des missions et des ateliers et formations régionales :
- Participer à l’identification des besoins logistiques liés aux événements organisés dans le cadre du projet (logement, transport, salle, collation etc.).
- Assurer le processus d’achat conformément aux procédures.
- Assurer le suivi de la préparation des événements en lien avec le personnel de l’ARAA et l’équipe de la CC.
- Organiser la logistique des missions de terrain (mémo, ordres de mission, perdiem, billets d’avion, etc.).
En terme de planification et de reporting, le/la EAF sera tenu de remettre a minima les budgets et rapports suivants :
- Rapport financier trimestriel dans le cadre du suivi-évaluation de l’ARAA.
- Rapport financier semestriel à l’attention de la CEDEAO et des partenaires financiers.
- Rapport financier annuel à l’attention de la CEDEAO et des partenaires financiers.
- Budgets annuels du Projet et leurs éventuels amendements.
D’autres documents pourront toutefois être demandés par la CEDEAO et/ou les partenaires financiers. Le/la EAF sera alors tenu de les fournir.
Profil du consultant
- Le ou la consultant(e) devra disposer d’expériences en comptabilité et finance projet, mais également de compétences en matière de passation de marchés et de suivi de subventions. Il ou elle devra justifier d’au moins 7 ans d’expérience professionnelle dans des domaines pertinents pour le Projet (gestion, comptabilité, suivi budgétaire, passation de marchés, etc.).
- Il ou elle justifiera d’au moins une expérience avérée dans la consolidation budgétaire et comptable de multiples données en provenance de multiples structures.
- Il ou elle justifiera d’au moins une expérience avérée dans la passation de marchés et le suivi de contrats.
- Il ou elle justifiera d’au moins une expérience de travail sur un projet régional et/ou multi-pays.
- Il ou elle aura des capacités à travailler couramment en français et en anglais (bilingue confirmé, la connaissance du portugais étant un atout supplémentaire), et des aptitudes confirmées à la rédaction, la synthèse et la communication.
- Il ou elle aura une expérience avérée dans le secteur privé. Il ou elle aura des connaissances sur les contraintes du secteur privé et pourra appuyer/conseiller le/la coordonateur(trice) dans la définition des partenariats public-privé à mettre en place dans le cadre du projet.
- Il ou elle justifiera de bonnes connaissances/expériences des procédures de la CEDEAO, de l’UE et de l’AFD.
- Il ou elle sera disponible pour de nombreux déplacements dans la sous-région.
Les Manifestations d’Intérêt doivent être envoyées par voie électronique à l’adresse suivante : ecowas.dadr.proc@gmail.com avec pour référence : « AMI SyRIMAO EAF » au plus tard le 20 décembre 2019 .