Les services du consultant concernent « l'organisation du forum régional pour l'emploi des jeunes la visibilité des actions mises en œuvre par les porteurs d’initiatives ».
L’objectif poursuivi par la CEDEAO à travers l’organisation du forum régional est d’amener les principaux acteurs privés et publics de l’Afrique de l’Ouest à avoir une compréhension commune des enjeux de l’employabilité des jeunes en Afrique de l’Ouest et à faire des propositions de mesures et stratégies pour mieux affronter les défis et favoriser l’attraction et l’installation l’insertion et le maintien des jeunes dans le secteur agricole et les chaînes de valeur agroalimentaires
La Commission de la CEDEAO, représentée par l’ARAA, invite par le présent avis les consultants (firmes) éligibles à manifester leur intérêt pour la fourniture de ces services. Le présent avis fait appel à des cabinets/agence légalement constituées et qualifiées (expérience et capacité d’opération) pour réaliser l’étude. Pour cela, le cabinet/agence doit avoir les expériences et qualifications minimales suivantes :
Expérience et références
- Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans l’organisation de forums, salons, conférences ou événements institutionnels de grande ampleur ;
- Avoir des références vérifiables d’au moins trois événements internationaux ou régionaux organisés avec succès ;
- Maîtriser les normes et exigences liées à l’organisation d’événements institutionnels impliquant des organisations internationales, des gouvernements et des acteurs du secteur privé
- Avoir une expérience avérée dans l’organisation d’événements hybrides, intégrant des solutions numériques et interactives pour une participation à distance ;
- Connaissance des enjeux liés à l’emploi des jeunes, à l’agriculture et au développement économique en Afrique de l’Ouest (atout).
Capacités techniques et organisationnelles
- Avoir une équipe qualifiée incluant des spécialistes en gestion de projet, logistique, communication et audiovisuel.
- Maîtriser l’organisation d’événements hybrides (présentiel et en ligne).
- Disposer de solutions technologiques pour la diffusion en direct et la participation interactive.
Compétences en communication et relations publiques
- Capacité à développer une stratégie de communication efficace pour maximiser la visibilité du Forum.
- Expérience en gestion des relations presse et médias.
- Compétence en création de contenus multimédias et production audiovisuelle.
Connaissance du secteur ASPH et de l’employabilité des jeunes (atout)
Une bonne compréhension des enjeux liés à l’agriculture, l’entrepreneuriat des jeunes et l’emploi en Afrique de l’Ouest sera un plus.
- Être légalement constitué(e) au moins depuis 5 ans ;
- Avoir au moins cinq (5) expériences réussies de consultations dans les questions de l’agrobusiness en Afrique de l’Ouest et au Sahel et du fonctionnement du marché des produits agroalimentaires ;
- Avoir une bonne connaissance des politiques agricoles, commerciales, industrielles, des acteurs régionaux et du droit des affaires.
Compétences clés requises
Gestion de projet événementiel
- Capacité à concevoir et exécuter un plan d’organisation structuré, avec un respect strict des délais et du budget.
- Compétence en gestion logistique et coordination de prestataires (hébergement, restauration, transport, équipements techniques).
- Maîtrise des protocoles de sécurité et des normes sanitaires pour garantir le bon déroulement de l’événement.
- Élaboration et mise en œuvre d’une stratégie de communication multicanal (relations presse, réseaux sociaux, médias audiovisuels).
- Capacité à mobiliser les médias nationaux et internationaux pour assurer une couverture optimale de l’événement.
- Création de contenus multimédias engageants (vidéos, articles, interviews) avant, pendant et après l’événement.
- Capacité à mettre en place une plateforme digitale permettant la participation à distance.
- Expérience dans la gestion du streaming en direct et des outils interactifs (sondages, questions-réponses, networking en ligne).
- Maîtrise des logiciels et outils technologiques permettant d’optimiser l’expérience des participants virtuels.
- Expertise en gestion et animation de panels, d’ateliers thématiques et de séances plénières.
- Capacité à assurer une dynamisation efficace des échanges entre les participants et les intervenants.
- Expérience dans l’organisation et la gestion de concours (ex. : concours « Pépites de l’ASPH»).
- Compétence en collecte et analyse des données post-événement (questionnaires de satisfaction, études d’impact).
- Production de rapports d’évaluation détaillés, avec des recommandations pour les éditions futures.
Pour l’exécution de la mission, le cabinet/ firme doit disposer d’un personnel comprenant :
- K1: Un chef de projet événementiel senior, responsable de la coordination globale de l’événement et interlocuteur principal avec la CEDEAO, au moins 10 ans d’expérience, avoir réalisé 2 missions similaires, l’expérience au Sénégal est un atout.
- K2: Un responsable logistique et technique, chargé de la gestion des infrastructures, des prestataires et des besoins techniques., au moins 5 ans d’expérience, avoir participer à a l réalisation avoir réalisé au moins 2 missions similaires, l’expérience au Sénégal est un atout.
- K3: Un spécialiste en communication et relations publiques, en charge de la stratégie médiatique, des relations presse et de la gestion des réseaux sociaux. Au moins 5 ans d’expérience, avoir participer à a l réalisation avoir réalisé au moins 2 missions similaires.
- K4 : Un expert en événementiel digital, responsable de la mise en place et de la gestion de la plateforme numérique pour les participants en ligne. Au moins 5 ans d’expérience, avoir participer à a l réalisation avoir réalisé au moins 2 missions similaires.
- K5 : Un coordinateur des intervenants et invités : Gestion des conférenciers, VIP et jeunes entrepreneurs finalistes du concours. Au moins 5 ans d’expérience, avoir participer à a l réalisation avoir réalisé au moins 2 missions similaires.
NB : L’agence devra également être en mesure de mobiliser des prestataires techniques spécialisés (vidéastes, graphistes, traducteurs, animateurs de sessions).
Les informations complémentaires sont contenues dans les termes de référence accessible à travers le lien drive : https://bit.ly/4iOoVm9 ou par télécharger sur le site web de l’ARAA www.araa.org section Opportunités.
Les Cabinets/agences peuvent s’associer avec d’autres cabinets/agences pour renforcer leurs compétences respectives sous forme de groupement solidaire. En cas de groupement, tous les membres du groupement seront solidairement et conjointement responsables pour le contrat dans son intégralité, si sélectionné.
A l’issue de l’évaluation des manifestations d’intérêt, un cabinet/firme sera sélectionné suivant la méthode de « Sélection basée sur la Qualification du Consultant (SQC)”, conformément au code de passation des marchés de la CEDEAO.
Les dossiers de manifestations d’intérêt sous la forme de fichier PDF unique doivent contenir les éléments suivants :
- Une lettre de manifestation d’intérêt ;
- Si le consultant est constitué en groupement, une copie de l’accord de groupement ou d’une lettre d’intention de constituer un groupement ;
- Une brochure de présentation du cabinet ou du Groupement (incluant les pièces administratives) ;
- Fournir une Une offre technique comprenant:
- une présentation détaillée de l’agence et de son équipe (Le résumé des CV des du personnel mettant clairement en exergue : (i) le cursus académique de chaque professionnel, (ii) ses compétences techniques, (iii) la liste des travaux similaires réalisés, ainsi que les coordonnées des personnes de référence pour chacune des missions indiquées) ;
- les références et expériences passées en matière d’organisation d’événements internationaux.
- la méthodologie et approche proposée pour l’organisation du Forum.
- un plan de communication et de médiatisation.
- un plan de gestion logistique et technique.
- Une offre financière séparée sous la forme de fichier PDF unique indiquant clairement les honoraires et les autres frais (billets d’avion, perdiem, transports locaux et communication).
Pour répondre aux critères de qualification énumérés au point 4 ci-dessus, ces consultants doivent fournir des preuves tangibles et des références détaillées pour toutes les déclarations faites en termes d'expérience et de capacités, de missions similaires, de disponibilité des compétences appropriées au sein de leur personnel, etc.
Chaque référence fournie doit être résumée sur une fiche de projet et ne sera considérée et acceptée que si le candidat joint des documents justificatifs indiquant les coordonnées des autorités contractantes afin de faciliter la vérification des informations fournies, des contrats cités ou des copies d'attestation(s) de bonne exécution de chaque contrat présenté, telles qu'émises et signées par le Client.
Les manifestations d’intérêts doivent être déposées au plus tard le 18 avril 2025– à 23H 59 GMT à travers un téléchargement sur OneDrive dont le lien est https://bit.ly/4hNHshs .
Les consultants intéressés peuvent obtenir des informations complémentaires en écrivant aux adresses électroniques suivantes : procurement@araa.org cc : ctienon@araa.org, Lbarnabo@araa.org, avec en objet «AMI003-Forum régional CEDEAO-PRAOP 3».