Bulletin de clarification n°1 pour Fourniture et livraison de quatre-vingt-cinq (85) stations météorologiques automatiques

Services connexes : Travaux de génie civil : Nous vous prions de bien vouloir clarifier la typologie de travaux de génie civil il faut prévoir. En outre, veuillez clarifier s’il faut prévoir l’installation d’une clôture avec porte d'entrée et fil barbelé pour chaque site. Dans ce cas-là nous vous prions de nous transmettre les dessins de sites d’installation avec adresse précise (cordonnées)

Nous vous informons que le Dossier d'Appel d'Offres ne prévoit pas, dans son périmètre, la réalisation de travaux de génie civil au titre de l'installation des stations sur les sites. En conséquence, les prestations de clôture, de portail d'accès, de pose de fil barbelé, ainsi que tous ouvrages connexes d'aménagement des sites, sont exclus du champ du présent marché et ne doivent pas être intégrés dans les offres des soumissionnaires

Spécification technique - Unité centrale : Nous vous prions de bien vouloir clarifier ce qui est « Intégration d’un module de calcul de l’ETP”

Nous tenons à préciser que, dans l'ensemble des stations météorologiques automatiques de conception standard, le module de calcul de l'évapotranspiration potentielle (ETP) est nativement intégré à l'unité centrale d'acquisition et de traitement des données. Ce calcul repose, conformément aux pratiques en vigueur sur la formule de Penman-Monteith, retenue comme méthode de référence pour l'estimation de l'ETP

Spécification technique - Capteur d’humidité relative de l'air. Veuillez confirmer l’acceptation d’un revêtement de protection du capteur d’humidité capacitif équivalent au HC01 (ceci se réfère au capteur d’humidité ADCON TR 1).

Les soumissionnaires sont invités à se conformer aux spécifications techniques expressément énoncées dans le Dossier d'Appel d'Offres.

Spécification technique - Capteur de pression. La plage de mesure du capteur de pression demandée est : 500…1500 mBar. Le niveau de pression de 1500 mBar est plus haut de celui qui on peut détecter dans la Terre. Pour cela je vous demande de confirmer l’acceptation d’un valeur max de 1100 mBar.

Les spécifications techniques publiées dans le Dossier d'Appel d'Offres demeurent applicables. La plage étendue retenue par le pouvoir adjudicateur répond à un besoin de couverture large,

Spécifications techniques : Nous avons noté que les spécifications du Dossier d’appel d’offres ont été prises de catalogue de ADCON/OTT.Compte tenu de ce qui précède, et afin de respecter le principe de « concurrence loyale », nous vous prions de bien vouloir modifier les spécifications techniques afin de permettre au plus grand nombre de soumissionnaires possible de déposer leur offre.

Nous vous informons que les spécifications techniques figurant dans le Dossier d'Appel d'Offres ont été établies conformément aux exigences de l'Organisation Météorologique Mondiale (OMM) applicables aux stations météorologiques automatiques, et ne sauraient être assimilées à la reproduction d'un catalogue constructeur particulier. Ces spécifications constituent le cadre de performance minimum requis par le pouvoir adjudicateur et ne feront pas l'objet de modifications.

Toutefois, conformément au principe d'équivalence technique consacré par les règles applicables en matière de passation des marchés, les soumissionnaires sont admis à proposer des équipements d'origine et de marque différentes, dès lors que les caractéristiques de performance offertes sont équivalentes ou supérieures à celles exigées par le Dossier d'Appel d'Offres et satisfont aux exigences de l'OMM. Il appartient dans ce cas au soumissionnaire de démontrer, pièces justificatives à l'appui (fiches techniques constructeur, certificats de conformité, rapports d'essais), l'équivalence effective des caractéristiques proposées. L'appréciation de cette équivalence relève de la seule Commission d'évaluation des offres.

Capteur de vitesse et de direction : nous vous prions de bien vouloir confirmer qu’en correspondance du capteur de vitesse et direction du vent on peut proposer deux capteurs distingués : un pour la vitesse et un pour la direction

La fourniture de deux capteurs distincts pour la vitesse et la direction du vent est admise, sous réserve (i) que chaque instrument satisfasse individuellement aux spécifications techniques publiées, et (ii) que le soumissionnaire prenne en charge l'ensemble des dispositifs de connexion au data logger. Tout surcoût ou incompatibilité en résultant demeure à sa charge exclusive.

Version WORD du dossier d’appel d’offres : Pourriez-vous nous mettre à disposition la version WORD du dossier d’appel d’offresr

Nous vous informons que la version modifiable (format Word) du Dossier d'Appel d'Offres est mise à disposition des soumissionnaires aux fins de préparation de leur offre. Elle peut être téléchargée à l'adresse suivante : http://bit.ly/47wEAmM.

Hauteurs des mâts : quelle est la hauteur des mats ?

Conformément aux recommandations OMM, les capteurs agro-météorologiques sont installés à 2,00 m du sol et le pluviomètre à 1,50 m du sol. Pour les aspects non couverts, il conviendra de se référer au Guide OMM-aux instruments et méthodes d'observation

Sites d'installation des équipements et coordonnées géographiques:  Nous vous prions de bien vouloir nous communiquer la liste des sites retenus pour l'installation des équipements, ainsi que leurs coordonnées géographiques précises.

À ce stade de la procédure, la liste nominative des sites et leurs coordonnées géographiques ne peuvent être communiquées, leur désignation définitive relevant des Services Météorologiques Nationaux (SMN) des pays bénéficiaires. Conformément à la Section V du DAO, le périmètre d'intervention du fournisseur se limite à la livraison au chef-lieu de chaque pays (Cotonou, Ouagadougou, Accra, Niamey, Lomé, à raison de 17 stations par pays), au montage, à la mise en marche, aux tests de fonctionnement et à la formation du personnel des SMN, ainsi qu'à l'assistance technique à distance. L'installation finale sur les sites terrain est assurée par les services bénéficiaires. À titre indicatif, les zones d'intervention sont : Alibori et Atacora (Bénin), Est, Centre-Est et Centre-Sud (Burkina Faso), Nord-Est, Nord-Ouest et Nord (Ghana), Tillabéry et Dosso (Niger), Savanes et Kara (Togo).

Prise en charge des clôtures grillagées de sécurisation des sites : ous vous prions de bien vouloir préciser s'il convient d'intégrer, dans nos offres, le coût de la confection des clôtures grillagées destinées à la sécurisation périphérique des stations météorologiques automatiques sur leurs sites d'installation respectifs

Nous vous informons que le Dossier d'Appel d'Offres ne couvre pas, dans son périmètre, les travaux de génie civil liés à l'installation et à la sécurisation des stations sur les sites. En conséquence, les prestations de confection de clôtures grillagées, de portail d'accès, de fil barbelé et, plus généralement, l'ensemble des ouvrages d'aménagement et de protection périmétrique des sites, sont exclues du champ du présent marché et ne doivent pas être intégrées dans les offres des soumissionnaires.

Destinataire et modalités de transmission des données : Nous vous prions de bien vouloir préciser le destinataire auquel les données collectées par les stations météorologiques automatiques doivent être transmises, ainsi que les modalités techniques de cette transmission. Cette clarification conditionne le choix entre le recours à notre propre plateforme cloud, à un serveur de l'utilisateur final ou à un logiciel tiers.

Les données collectées par les stations sont destinées aux Services Météorologiques Nationaux (SMN) des cinq pays bénéficiaires. Deux canaux de transmission sont admis, au choix de chaque SMN : téléchargement local lors des missions de maintenance, ou transmission à distance via le module GSM–GPRS intégré à l'unité centrale (Section V.3 du DAO). Toute solution logicielle, interface ou plateforme complémentaire (y compris cloud) peut être proposée par le soumissionnaire, sous réserve qu'elle soit compatible avec les spécifications du DAO, sans surcoût pour les bénéficiaires, et qu'elle garantisse la pérennité, la portabilité et la propriété des données au profit des SMN.

Admissibilité des capteurs intégrés multi-paramètres : Nous vous prions de bien vouloir préciser si la fourniture de capteurs intégrés multi-paramètres (dits « tout-en-un »), assurant la mesure simultanée de plusieurs grandeurs météorologiques au sein d'un même dispositif, est admise en substitution des capteurs individuels prévus au Dossier d'Appel d'Offres, dès lors que les performances requises demeurent respectées

La fourniture de capteurs intégrés multi-paramètres est admise en substitution des capteurs individuels, sous réserve (i) que chaque paramètre mesuré satisfasse individuellement aux spécifications de la Section V.3 du DAO, (ii) que le dispositif soit conforme aux normes OMM, (iii) qu'il soit compatible avec l'unité centrale prévue au DAO, et (iv) que l'équivalence soit dûment documentée dans l'offre. L'appréciation de l'équivalence relève de la Commission d'évaluation.

‎Modalités de dépôt des offres : Nous vous prions de bien vouloir préciser si le dépôt des offres par voie électronique est admis dans le cadre de la présente consultation.

Le dépôt électronique des offres n'est pas admis. Les offres doivent être déposées, sous pli fermé, au plus tard le 5 mai 2026 à 11 h 30 UTC à l'adresse suivante : Agence Régionale pour l'Agriculture et l'Alimentation (ARAA), 5ᵉ étage, Immeuble de la CRBC, Place de la Réconciliation, quartier Atchanté, 01 BP 4817 Lomé 01 — Togo. Tél. : (+228) 91 77 90 58 / 90 09 32 09. Les offres parvenues hors délai seront retournées non ouvertes à leur expéditeur.

Spécifications techniques des capteurs de vent et de température : Nous avons noté que certaines spécifications techniques du Dossier d'Appel d'Offres pourraient, selon notre lecture, s'écarter des équipements de dernière génération ou des standards internationaux. Nous vous prions de bien vouloir confirmer si ces exigences revêtent un caractère strictement obligatoire, ou si des tolérances alignées sur les standards de l'Organisation Météorologique Mondiale (OMM) peuvent être acceptées. Sont en particulier concernés :

• la plage de mesure de la vitesse du vent, que nous avons relevée à 0–45 m/s ;
• la précision du capteur de température, que nous avons relevée à ± 0,5 °C.

À titre préalable, nous vous informons que les spécifications mentionnées dans votre demande ne correspondent pas à celles effectivement publiées à la Section V.3 du DAO. Les spécifications exactes sont : plage de mesure de la vitesse du vent < 0,4 … 55,56 m/s (et non 0–45 m/s), et précision du capteur de température ± 0,1 °C à + 20 °C (et non ± 0,5 °C). Ces spécifications sont strictement obligatoires et sont alignées sur les standards OMM. Les soumissionnaires peuvent toutefois proposer des équipements équivalents

xigence de stockage local des données au niveau de la station : Le Dossier d'Appel d'Offres paraît exiger un stockage local des données au niveau même de la station météorologique automatique. Cette exigence implique, selon notre lecture, le recours à des configurations matérielles plus avancées susceptibles d'avoir une incidence significative sur les coûts. Nous vous prions en conséquence de bien vouloir préciser :

• si ce stockage local est strictement obligatoire pour l'ensemble des stations ;
• ou si une architecture fondée principalement sur la transmission en temps réel des données vers un serveur central sécurisé peut être acceptée en substitution.

Le stockage local des données au niveau de chaque station est strictement obligatoire et s'applique aux 85 stations. Cette exigence est expressément formulée à la Section V.3 du DAO (fiche unité centrale : « Sauvegarde mémoire locale de 2 millions de valeurs ») et garantit la continuité de l'observation en cas d'interruption du réseau GSM/GPRS ainsi que la flexibilité des modalités de récupération des données par les SMN (cf. réponse n° 11). Toute architecture de transmission temps réel ou de serveur central peut être proposée à titre complémentaire, sans incidence financière additionnelle, dans le respect des conditions fixées à la réponse n° 11.

Plateforme logicielle de visualisation et d'exploitation des données : Nous n'avons pas identifié, dans le Dossier d'Appel d'Offres, d'exigence explicite relative à la fourniture d'une plateforme centralisée de visualisation, de gestion et d'exploitation des données météorologiques. Nous vous prions en conséquence de bien vouloir préciser :

•  si une telle plateforme est incluse dans le périmètre du présent marché ;
• à défaut, si une infrastructure existante sera utilisée et, dans cette hypothèse, de bien vouloir préciser sa nature et ses éventuelles contraintes d'intégration.

Nous vous confirmons qu'aucune plateforme centralisée de visualisation, de gestion ou d'exploitation des données météorologiques n'est prévue dans le périmètre du présent marché. Le Dossier d'Appel d'Offres ne retient, à cet égard, que les exigences techniques figurant à la Section V.3 (Cahier des clauses techniques), lesquelles portent exclusivement sur les équipements de mesure, d'enregistrement et de transmission des données au niveau des stations.

Il est usuel, en pratique, que chaque fournisseur de stations météorologiques automatiques mette à disposition sa propre application ou interface de visualisation, permettant la consultation, l'exportation et le traitement élémentaire des données enregistrées. Les données doivent, à cet effet, être restituées dans des formats standards compatibles avec les outils bureautiques et tableurs usuels (notamment CSV, XLSX, ou équivalents), aux fins d'exploitation par les Services Météorologiques Nationaux (SMN) bénéficiaires.

Interprétation du critère de chiffre d'affaires annuel moyen : Le Dossier d'Appel d'Offres prévoit, au titre des exigences de qualification, un chiffre d'affaires annuel moyen des trois derniers exercices (2023-2021 ou 2024-2022) « équivalant au prix de l’offre financière ». Nous vous prions de bien vouloir confirmer l'interprétation de ce critère : le montant de notre offre doit-il être strictement égal à la moyenne du chiffre d'affaires, ou cette dernière doit-elle simplement couvrir le prix de l'offre ?

Nous vous apportons la précision interprétative suivante, le terme « équivalant » employer dans le Dossier d'Appel d'Offres devant s'entendre au sens de « au moins égal » : Le chiffre d'affaires annuel moyen du soumissionnaire, calculé sur les trois derniers exercices clôturés (2023-2021 ou 2024-2022, selon la situation comptable du soumissionnaire), doit être supérieur ou égal au montant de son offre financière.

Aucune exigence de stricte égalité entre la moyenne du chiffre d'affaires et le prix de l'offre n'est posée. Un chiffre d'affaires annuel moyen supérieur au prix de l'offre satisfait pleinement à l'exigence de qualification financière.

Pièces justificatives admises au titre de la preuve d'exécution des marchés similaires: Aux fins de la justification de notre expérience en matière de marchés similaires exécutés, nous vous prions de bien vouloir préciser la nature des pièces justificatives admises. La production du procès-verbal de réception ou de l'attestation de bonne fin d'exécution du contrat est-elle suffisante, ou convient-il d'y adjoindre des extraits des contrats correspondants ?

Au titre de la preuve d'exécution des marchés similaires, la production d'une seule des pièces suivantes est admise par marché invoqué : (i) attestation de bonne fin d'exécution délivrée par l'autorité contractante bénéficiaire, ou (ii) procès-verbal de réception provisoire ou définitive sans réserve. La production d'extraits contractuels n'est pas requise, dès lors que la pièce produite permet d'identifier l'autorité contractante, l'objet, le montant, les dates et le caractère satisfaisant de l'exécution du marché.

Vous conservez toutefois la faculté de joindre, à titre complémentaire, toute pièce additionnelle que vous jugeriez utile à l'appui de votre offre, sans que cette production revête un caractère obligatoire.

Modalités formelles de présentation et de composition des offres : Nous vous prions de bien vouloir apporter les précisions suivantes, au regard des Clauses IC 21.2 et IC 22 du Dossier d'Appel d'Offres relatives au marquage et à la composition des plis :

• 19.1 La garantie de soumission et la lettre de garantie de soumission doivent-elles être placées ensemble dans l'enveloppe extérieure, ou l'une au niveau de l'enveloppe extérieure et l'autre à l'intérieur de l'offre ?
• 19.2  Quelles sont les modalités de cachetage de l'enveloppe extérieure, et quelles mentions doivent y figurer ?
• 19.3  L'offre doit-elle être présentée en deux enveloppes séparées (technique et financière), ou les deux composantes peuvent-elles être regroupées dans une même offre ?
• 19.4  L'habilitation écrite du signataire (IC 21.2) doit-elle être jointe à l'enveloppe extérieure aux côtés des renseignements relatifs à la candidature, ou figurer à l'intérieur de l'offre ?
• 19.5  La production des fiches techniques des équipements proposés est-elle admise, ou requise, à l'appui de l'offre ?
• 19.6  Le Formulaire d'informations relatives à la qualification (Section II, p. 53 du DAO) doit-il être reproduit intégralement en complétant uniquement les rubriques surlignées, ou être restructuré par le soumissionnaire ?

19.1. Placement de la garantie de soumission : Conformément à la Clause IC 22.1 du Dossier d'Appel d'Offres, la garantie de soumission constitue, avec les renseignements relatifs à la candidature, l'un des deux documents distincts à placer dans l'enveloppe extérieure cachetée, aux côtés des enveloppes intérieures cachetées portant les mentions « ORIGINAL », « VARIANTE » ou « COPIE ». La garantie de soumission n'est donc pas placée à l'intérieur des enveloppes scellées contenant l'offre proprement dite, mais leur est adjointe dans l'enveloppe extérieure.

19.2 ; Cachetage et marquage de l'enveloppe extérieure : Conformément à la Clause IC 22.2, l'enveloppe extérieure doit : (i) être fermée et cachetée (le terme « cachetée » doit s'entendre au sens de « scellée », c'est-à-dire fermée de manière à empêcher toute ouverture non autorisée (colle renforcée, ruban adhésif, bande de sécurité ou tout procédé équivalent). Aucun cachet ou sceau d'entreprise n'est exigé au titre de cette formalité ; (ii) être adressée à l'Autorité contractante (ARAA) ; (iii) porter la mention obligatoire suivante : « À OUVRIR EN SÉANCE D’OUVERTURE- Appel d’offres N° ARAA/AIC-BOAD /2025/AOO/002 Fourniture et livraison de quatre-vingt-cinq (85) stations météorologiques automatiques dans cinq (05) pays : Benin, Burkina-Faso, Ghana, Niger et Togo »

19.3. Structure de l'offre (technique et financière) : Le Dossier d'Appel d'Offres n'impose pas une présentation en deux enveloppes séparées distinguant l'offre technique et l'offre financière. Les soumissionnaires peuvent ainsi, à leur convenance

19.4. Habilitation écrite du signataire (IC 21.2) : L'habilitation écrite conférée au signataire de l'offre est jointe au Formulaire de renseignements sur le Candidat figurant à la Section II du DAO. Ce formulaire, ainsi que l'habilitation qui y est annexée, constituent des pièces intégrantes de l'offre elle-même et doivent donc figurer à l'intérieur des enveloppes intérieures et non au niveau de l'enveloppe extérieure.

19.5. Production des fiches techniques des équipements : La production des fiches techniques des équipements proposés est non seulement admise, mais constitue une pièce nécessaire de l'offre technique, en ce qu'elle permet à la Commission d'évaluation d'apprécier la conformité des équipements proposés aux spécifications techniques publiées à la Section V.3 du DAO.

19.6. Remplissage du Formulaire d'informations relatives à la qualification : Le Formulaire d'informations relatives à la qualification figurant à la Section II du DAO (p. 53) doit être repris intégralement dans sa structure, en complétant les rubriques prévues à cet effet (notamment celles surlignées ou mises en évidence dans la version du DAO mise à disposition des soumissionnaires). Le formulaire ainsi complété, accompagné de ses annexes, constitue l'une des pièces obligatoires de l'offre.